Van, hogy a tárgyalók egész nap foglaltak, olykor alig lehet üreset találni. Gyors egymásutánban készülnek a megbeszélések elengedhetetlen kellékei, a kávék. Kopnak a tollak, betelnek a jegyzetfüzetek.
A megbeszélések tulajdonképpen a hatékonyság növelését szolgálják/szolgálnák a cég életében. Ha egy meetingen mindenki tisztában van azzal, hogy mi annak célja, és jól van vezetve, akkor nem elfecsérelt munkaidő, hanem valóban hasznos. Átlagosan hetente egyszer érdemes megszervezni.
Durván hangzó számadat, hogy egy ügyvezető heti 18 órát is tölthet különféle megbeszéléseken, és sokan úgy vélik, hogy az ilyen jellegű találkozók minden perce felesleges veszteség a munkaidőből.
Nos, valóban, értékes időbe telik minden meeting, sőt, akár pénzpazarlás is lehet, ha szervezetlenül zajlik. Ha érdekel, mennyi pénzedbe kerül pontosan, hogy meetingeken ülsz és ül az alkalmazottaid nagy része is, próbáld ki ezt a itt.
Sokan gyűlölik a megbeszéléseket, fárasztónak, unalmasnak, feleslegesnek gondolják, még a brainstormingot is, amely elméletileg kimondottan a csapatmunka általi eredményességet szolgálná. Utóbbi gyakran átvált céltalan hülyéskedésbe, elkalandozó beszélgetésbe, aminek tényleg nincs értelme. A projektmegbeszélések szintén rengeteg időt elvehetnek, ha nem uraljuk őket. És gondoljunk csak bele, ha egy vállalat több különféle projektjét más-más projektvezető viszi, és azok mind megbeszéléseket akarnak ugyanazon napon, akkor akár meetingről meetingre ülhetünk hosszú órákon keresztül, és míg így ücsörgünk, a munka közben érdemben áll egy helyben.
Muszáj tehát hatékonyabbá tenni a szép régi szóval illetett értekezleteket, van néhány jó tippünk ahhoz, hogy termékenyen folytathasd le őket.
1. Legyen a meetingnek világos célja
Új ötletek begyűjtése? Információk szerzése? Döntések meghozatalára? Vagy talán a fentiek kombinációja?
Ha nem vagy biztos benne, mit akarsz a megbeszéléssel elérni, biztos lehetsz benne, hogy nem is fogsz elérni semmit. A sikeres találkozó első számú tényezője a világos cél és a konkrét napirend.
A találkozók ugyanis nem kapcsolatelmélyítő szociális összejövetelek, hanem célorientált üzleti események. Természetesen fontos az emberekkel a kapcsolattartás, de erre más lehetőség is van, mint egy üzleti megbeszélés. Van, hogy 4 órás megbeszélés után úgy jössz ki, hogy visszagondolva csak egy végeláthatatlan beszélgetésen vagy túl, szó volt erről is, arról is, de stratégiailag semmiben sem lett előrehaladottabb a projekt helyzete – ez teljesen megengedhetetlen. Kezdd tehát a céllal!
2. Találkozók az irodán kívül
Amikor csak fáradt arcokat, ásítozást látsz a megbeszélésen, az ötletek is kiapadnak, a hatékonyság alacsonnyá válik, vagyis itt az ideje, hogy a megbeszélést valahol a szabadban tartsd. A friss oxigén, a napfény, kellemes szellő jótékony hatással van az éberségre és az elmére is. Vidd munkatársaidat egy közeli kávézóba, parkba vagy bárba. Időnként muszáj egy kis helyváltoztatás, hogy a monotonitást megszüntessük, így lesz hatékonyabb a megbeszélés. Ha mégsem érzel a jelenlévőkön pozitív változást, akkor mással kell próbálkozni, nézzük is tovább a lehetőségeket.
3. Légy felkészült
A sikeres meetingmenedzsment kulcsa az előkészítésben rejlik. Az ülés megkezdése előtt minden résztvevővel ismertesd a napirendet.
A napirendnek tartalmaznia kell:
- az érintett témák felsorolását
- a megbeszélés céljainak rövid leírását
- ki fog foglalkozni az egyes témákkal
- és minden háttér-információt, amit a résztvevőknek tudniuk kell a témáról
Mi a legfontosabb dolog, amit tenned kell ezzel a bizonyos menetrenddel? Hogy kövesd. Ennyi. Így biztosan nem fogtok elkalandozni a fontos témáktól, amely hátráltatja a hatékonyságot.
4. Hívj kevesebb embert
Légy magadhoz őszinte: vajon tényleg részt kell vennie ennyi sok embernek a megbeszélésen? Ne hívd el a munkától feleslegesen azokat, akik nem közvetlenül érintettek a témában, mert csak a cégedet hátráltatod. Vannak mániákus meetingszervezők, de azok számára valóban időpazarlás egy megbeszélésen ücsörögni, akiknek a meeting témája valóban nem releváns. Ha lesz olyan téma, amiben érintett egy kolléga, de a teljes megbeszélésen nem szükséges jelen lennie, akkor hívd csak be azon a ponton, amikor érdemes bekapcsolódnia.
5. Ne késs
A későn érkezők sok-sok perccel meghosszabbíthatják a megbeszélés időtartamát. Rendkívül idegesítő, amikor egy későre vagy várni kell, vagy miatta újra átbeszélni azokat a pontokat, amelyeken már túl vagytok, csak mert fél órás csúszása miatt a megbeszélés első feléről lemaradt.
Egyébként is javaslatunk, hogy ne várj a későkre, hanem kezdj pontosan, és a késéseket szankcionáld. Sőt, az is egy megoldás, ha valamely különleges időpontot határozol meg például a hétfő reggeli megbeszéléseknek. Legyen, mondjuk a meeting 8.48-kor. Hidd el, mindenki garantáltan figyelni fog a kezdésre.
A sikeres találkozók kulcsa fentiek mellett a kommunikációban rejlik. Kérj visszajelzést az alkalmazottaidtól, légy nyitott a javaslatokra a hatékonyabb megbeszélés levezetésével kapcsolatban.
A fentieken túl van még egy szuper tippünk:
Jelentkezz a MOE Rendezvényakadémia Kommunikációs tréningjére. Ez az a kurzus, amin elsajátíthatsz mindent, amit az értékes üzleti kapcsolatok kiépítéséhez tudnod kell.