Hajlamosak vagyunk azt hinni, hogy a mi rendezvényünk a legfontosabb, és főleg azt gondolni, hogy az EGYETLEN. Nem lehet más fontos és izgalmas rendezvény közel és távol sem, hiszen rengeteget foglalkoztunk a sajátunk szervezésével, sok-sok pénzt öltünk bele, hogy sikeres legyen, és hát MI rendeztük a MI cégünk számára – és annál fontosabb nem létezik. Sajnos nem így van, különösen bizonyos időszakokban, szezonálisan, úgy, mint most, karácsony idején is. Egyre másra követik egymást a vállalati karácsonyi partik és gálák, meghívók egész sorát kapják kézhez cégvezetők, akiknek sokszor rangsorolni kell, melyik rendezvényt látogassák meg a sok közül. Tehát kvázi versenyhelyzet van, amelyben segítségünkre lehet többek között egy megfelelően összerakott meghívó.
A meghívó elsődleges figyelemfelkeltő és információs eszköz, és ha te is, mint oly sokan ilyentájt decemberi rendezvényben gondolkozol, itt az ideje postázni a meghívókat. Hogy pontosan mikor, meddig érdemes elküldened, és mit kell tartalmazniuk ahhoz, hogy minél több meghívottra számíthass, ki kell tűnnöd a többi hasonló rendezvény közül. Összegyűjtöttünk néhány fontos szempontot a teljesen nyilvánvalóaktól kezdve azokig, melyek nem feltétlenül jutnának eszedbe. Lásd és szeresd Tedd/ne tedd listánkat.
Tedd:
1. A meghívót a parti/gála/vacsora koncepciójának stílusában készítsd el. Ez nemcsak amiatt fontos, hogy harmóniában legyen az eseményed a kommunikáció valamennyi elemével, hanem azért is, mert már a meghívó stílusával kitüntetett figyelmet szerezhetsz. Minden, ami szokványos, az többnyire megy a többi közé. Ne áltasd magad, akár digitálisan, akár személyesen küldesz levelet, neked is látnod kell, hogy ha nem tűnsz ki valamivel, ami miatt egyáltalán elolvassák, akkor irodai hulladékként végzi a meghívód. Tehát ha van egy ütős apropója a rendezvényednek azon túl, hogy karácsonyi parti, például „karácsonyi gála jegesmedvékkel”, az felütésnek kiváló. Különlegesen hangzik, nem igaz? Igen, de éppen ezért érdekesnek találom, szeretném megnézni, szeretnék gálázni jegesmedvékkel, hát ki ne szeretne?
2. Ne hagyj ki semmilyen fontos adatot
Egyértelműnek tűnik, hogy add meg a dátumot, időt, helyet, de ne felejts el más fontos információt sem kommunikálni a meghívóban, például, hogy mi a dresszkód, pl. „belépés csak ronda karácsonyi pulóverben.”
3. Kérj visszajelzést
A meghívódat vonzóvá teheted azzal is, ha valamilyen gasztronómiai különlegességet szolgálsz fel a catering keretében. Ezt is kommunikálhatod, hiszen lehet olyan, aki erre harap rá, most mondunk egy légből kapott példát: „Királyrákok karácsonya”…. a catering szempontjából különösen fontos, hogy tudd, hányan fognak részt venni a rendezvényeden, hogy ne rendeld túl vagy alul a mennyiségeket. Ezért mindenképpen adj meg kontaktot, ahol visszajelezhetnek. Ha nem kapsz visszajelzést, időben érdeklődj a meghívottnál, hogy számíthatsz-e rá.
Ne tedd:
1. No last minute
Nyilván bolondság az utolsó pillanatban kiküldeni a meghívókat, hiszen ugye már tisztáztuk, versenyhelyzet van a rendezvények között ebben az időszakban. De nemcsak a rendezvények, hanem akár privát családi vacsorák, utazások is közbejöhetnek a meghívottaknál, így, hogy igazodni tudj a decemberi ütemtervükhöz, legalább 3-4 héttel az esemény előtt ki kell küldened a meghívókat. Még éppen időben vagy, irány a posta!
2. Ne legyél félreérthető a meghívóban
Írd le kerek-perec, ha például nem szeretnél gyerekeket látni a rendezvényeden. Konkrétan felsorolhatod például a meghívott személyek nevét, vagy leírhatod, hogy csak felnőtteknek szóló eseményt szervezel. Ugyanígy azt is kommunikáld egyértelműen, ha valami olyat kínálsz, ami máshol talán szokatlan: pl. „kutyabarát karácsonyi parti”, most megint csak egy őrültséget hozunk fel példának, hogy értsd, mire gondolunk.
3. Ne legyen unalmas a meghívód megjelenése
Fentebb már írtuk, hogy tűnj ki. Láttad az Ördög Pradat visel című filmet? „Virágok tavasszal? Eredeti…” Ugyanígy mondhatjuk mi is: „Karácsonykor karácsonyfa? Eredeti…” Nem, nem az. Válassz olyan képet, sablont vagy szöveget, amire felkapják az emberek a fejüket, mert minden olyan, ami megszokott, az meg sem birizgálja az ingerküszöbüket.
Tartsd be a fenti néhány tippet, hogy karácsonyi rendezvényedre a lehető legtöbb meghívottat csalogathasd be, fordíts nagy gondot a megfelelő meghívó elkészítésére. Ha bizonytalan vagy a rendezvényed megszervezésében vagy akár a meghívók elkészítésében, esetleg a rendezvény megfelelő kommunikációjában, tudod, hol találsz bennünket?