A protokoll rendezvények nem olyan típusú események, melyekkel naponta találkozunk. Különlegesek, és éppen ezért különleges figyelmet igényelnek a szervezés minden pontján, kiváltképp, ha esetleg még külföldi meghívott is csatlakozik a rendezvényhez, a miénktől eltérő szokásokkal. Ilyenkor sem árt tudni a legfontosabb protokolláris szabályokat. Nem beszélve vállalati felsővezetők vagy magas rangú tisztségviselők, politikusok jelenlétéről az eseményen.
Ha tehát a rendezvényen VIP személy vesz részt, a protokoll szabályokat egytől egyig be kell tartani. Ki jön be először, mikor és mit köszönünk meg és kinek, stb. Miniszterek, polgármesterek, igazgatók vagy akár királyi családok is részt vehetnek a rendezvényeden; mert ha a lenti protokoll tervet sikerül betartani, nem érhet kellemetlen meglepetés senkit.
Néhány gyakori protokollrendezvény: díszünnepség, díszelőadás, kiállítások, nemzetközi vásárok, megnyitók, ünnepélyes filmbemutatók, emlékműavatások és sportesemények
Egyedül semmiképpen sem ajánljuk nekivágni a szervezésnek, hanem érdemes szakértőre bízni vagy legalább konzultálni vele a teendőkről. Van néhány fontos pont, amit a protokoll rendezvények egész ideje alatt szem előtt kell tartani, ezek pedig:
• a határidő
• az elérendő célok és a feladatok
• a költségkeret (természetesen mindig törekedve a költséghatékonyságra)
• hozzáadott érték a rendezvényhez (kreatív ötletek, innovatív megoldások)
És akkor jöjjenek pontról pontra, mi mindenre kell figyelni:
Az ültetési szabályok
Az nyilvánvalónak tűnik, hogy a magas rangú meghívottaknak, diplomáciai képviselőnek vagy állam- esetleg kormányfőnek nem hátul, hanem az első sorokban a helye, de ezen belül is, hogy hová kell ültetni őket pontosan, és hogy kit ki mellé, azt az illetékes minisztérium Protokoll Osztályáról kell megkérdezni.
Bemutatás
A fontos, VIP vendégeket hivatalosan be kell mutatni minden rendezvény elején, és minden esetben akkor, amikor elcsendesült a terem, a nézők a helyükön vannak, és minden tekintet a moderátort fürkészi. Fontos, hogy a moderátor fel legyen készítve a nevek megfelelő kiejtésére, hiszen nincs kellemetlenebb, ha esetleg bakizik – rá nézve, és a szervezőre nézve sem. A VIP vendégek rangját, titulusát is fontos megemlíteni, mert ennek elhagyása is hiba.
Sajtó
Amennyiben a sajtó is képviselteti magát az eseményen, előre meg kell tudakolni, hogy hány fővel érkeznek, hiszen mindenkinek kényelmesen el kell férnie, mindenkinek helyet kell biztosítani a sajtószínpadon. Érdeklődni kell, hogy milyen különleges igényeik vannak, például bizonyosan szükségük lesz egy médiaboxra, ahol hangjelhez juthatnak. Ha nem mindenkinek jut csatorna, az valóságos skandalum.
Aztán kell egy sajtófal, ami lehetőleg ne legyen messze a színpadtól, mert az interjúalanyok nem szívesen sétálnak át az esemény központi részétől – ami a színpad – például a kijáratig. Az persze lényeges, hogy útban se legyen a színpadnál, viszont legyen kiemelt helyen.
Fontos: minden részletet alaposan meg kell tervezni, mert a legkisebb hiba is hatalmasra nőhet, hiszen a rendezvény ugye sajtónyilvánosságot is kap, a sajtó pedig él-hal a bakikért.
Védett személy a rendezvényeden?
Egyeztetni kell a Tek-kel, akik minden fontos információt bekérnek a rendezvényről, mint például:
• a rendezvény pontos menete
• a rendezvény berendezési rajza
• a rendezvényen közreműködő alvállalkozók listája
• a beszállítók elérhetőségei
• különféle működési engedélyek a technikai és speciális eszközökről
Kifizetődő, ha minél együttműködőbb az ember, úgy hamar végeznek az ellenőrzéssel.
És akkor néhány konkrét tippünk:
• először is, ne bízd amatőrre a szervezést, még egyszer hangsúlyozzuk, kérd profi rendezvényszervező segítségét a hibák elkerülése miatt
• érdemes átolvasni szakirodalmat a protokoll rendezvényekről
• ügyelni kell az egész rendezvényen az udvarias magatartásra, a személyzet esetében is
• szükség lesz találékonyságra, kreativitásra is, hiszen lehetnek váratlan helyzetek, melyeket meg kell oldani
• tudni kell, hogy milyen lépésnek milyen következménye lesz számodra, és felkészülni azokra
• szükség lesz pontos szertartásrendre, mely részletesen szabályozza az eseményt
• nagyon fontos a megfelelő öltözék, és ha van, kitüntetések viselése is
Kis túlzással csak a felszínt kapargattuk a fentiekben, de már ebből is láthatod, mennyi mindenre kell odafigyelni egy protokoll rendezvénynél. A profi szervezés ráadásul hónapokba is telhet, hiszen ügyféllel, beszállítókkal, személyzettel, résztvevőkkel kell egyeztetni, és napi kapcsolatban állni a sok-sok teendő mellett. Javasoljuk, keress tehát szakértőt a témára, aki nagy tapasztalattal rendelkezik ilyen jellegű, tényleg minden elemében speciális esemény szervezésében.