A jó rendezvény alapja: pontos rendezvényszervezői brief

Enélkül soha nem szabad elkezdeni egy rendezvény szervezését.
Legyen minél alaposabb, minden részletre kiterjedő.
Tartalmazzon minden információt a cégről, a rendezvény miértjéről, az elvárásokról, a határidőkről.

Ez pedig nem más, mint a rendezvény megrendelői brief, amit minden esetben a megrendelő készít el a rendezvényszervező részére. Ez alapján indulhat a munka, enélkül egy rendezvényszervező olyan, mintha vak lenne, csak sötétben tapogatózhat. 

A brief egy részletes, írásos anyag, mely egyértelműen tartalmazza az esemény tervezéséhez szükséges valamennyi információt. A rendezvényszervező brief lehet eseti megbízás, kampány megbízás és versenyprezentációs megbízás. 

Tudtad, hogy sok megrendelő nem tud jó briefet készíteni? Talán azt hiszi, hogy megírta, és átadta azt a rendezvényszervezőnek, ami alapján kezdődhet a tervezés, de nem. Tudod, honnan lehet látni, hogy egy brief rossz? Hogy számos megválaszolatlan kérdés érkezik rá válaszként a rendezvényszervezőtől. Ilyenkor a briefet meg kell ismételni, és kiegészíteni, mert a jó és hatékony munkához semmilyen kérdés, fehér folt nem maradhat a rendezvényszervezőben. 

Nézzük, mit kell mindenképpen tartalmaznia egy megfelelő rendezvényszervezői briefnek:

• megrendelő neve

• kapcsolattartó neve, elérhetőségei (telefon, mobil, fax, e-mail)

• rendezvény neve, időtartama, helye

• extra kívánságok a rendezvény helyszínére vonatkozóan (közlekedés, terem adottság, berendezés, dekoráció szükségessége)

• a rendezvény típusának megnevezése (konferencia, gála, kongresszus, estély, kiállítás, fesztivál, sajtókonferencia, tréning, stb.)

• rendezvényszervezés fontos adatai (hány főre, teremberendezés milyensége, étel-ital, ajándék, technika, egyéb igény)

• a rendezvény célcsoportja, a résztvevőkről információk (VIP, cégen belüli dolgozók, outsourcing dolgozók, partnerek, felsővezetés, lesznek-e külföldi vendégek, VIP vendégek)

• fontos lehet a résztvevők korösszetétele, és a nemek aránya

• a rendezvény feladata (online kampány, image kampány, promóció)

a rendezvény marketing célja: forgalom vagy látogatottságnövelés

• az ellátás típusa

• igényelt audiovizuális szolgáltatások

• grafika, és reklámigény

• internet és telefonszolgáltatások

• hostess igény

A rendezvényszervező részéről a briefre adott válasz a rebrief. Ha tehát az tele van kérdésekkel, akkor van még mit finomítanod a brief-írási technikádon. A fentiek mellett továbbá minden részlet hasznos lehet a kreatív folyamatok elindításakor. Háttérinformációk a megbízó cégről, nemzetközi kapcsolatok, fontos pontok a cég életében, ezek mind olyan elemek, amelyek segíthetik a rendezvényszervező agytekervényeinek beindulását, és a legjobb koncepció kidolgozását. 

És hát nem utolsósorban: a büdzsé! 

Nagyon fontos a rendelkezésre álló költségkeret meghatározása legalább közelítésszerűen, hogy a rendezvényszervező csak addig nyújtózkodjon, ameddig a takaró ér. Viszont, ha bővebb összegből gazdálkodhat, bátrabban elengedheti a fantáziáját, ezért fontos a keret lefixálása már a munkafolyamatok elején. 

Mivel elsősorban a kidolgozatlan briefek az okai a döcögős szervezésnek, ezért annak kitöltését és a rá adott választ is illik mindkét fél részéről a lehető legkomolyabban venni.

Amennyiben a rendezvényszervező cég a jó briefet elfogadja, kezdődhetnek az első lépések, az ötletelések, ajánlatírások, a pontos és részletes költségtervezés, az ajánlat átküldése, amelyet finomhangolások, és az összetett szervezés követ. 

Mindezek végén pedig remélhetőleg ott áll az a rendezvény teljes pompájában, amely minden elemében egyezik a brief valamennyi pontjával, mint egyetlen tökéletes megoldása egy egyenletnek. 

Élményekkel teli rendezvényt szeretnél? Fordulj a Horizont Rendezvényszervező Irodához, és írj nekünk egy jó briefet.