A rendezvényszervezés az egyik legszebb, legsokrétűbb, legszínesebb szakma. Most egy-két hónapra sajnos parkolópályára kényszerül, de a vírust követően megrázzuk magunkat, és minden megy majd tovább. Mert rendezvényekre szükség van. Az ókortól fogva tartunk kisebb-nagyobb összejöveteleket, megnyitókat, akár sportrendezvényeket vagy karneváli típusú ünnepségeket. Az üzleti rendezvények pedig az első világháború után, de főleg a másodikat követően, az Amerikai Egyesült Államokban kezdődtek.
A Nemzetközi Rendezvényszervezési Intézet szakértőinek megfogalmazása szerint a rendezvény az emberi találkozások koreografált művészete, mely életre szóló élményeket jelenthet.
A rendezvényes szakma ezért virágzásra van ítélve, ha tetszik a koronavírusnak, ha nem, hiszen ilyen maradandó élményekről, valamint azokról a sikerekről, amelyek egy jó rendezvénnyel elérhetők egy cég számára – az emberek nem akarnak lemondani.
Na, de mit tegyünk most, amikor nem rendezhetünk rendezvényeket?
A vírus kapcsán tömegével mondták le rendezvényüket a cégek ország/világszerte. Rendezvényeket azonban nemcsak a szórakozás kedvéért szerveznek. Akár a cégek fejlődéséhez vagy szimplán a normál működéséhez szükséges konferenciák, szakmai megbeszélések lemondása a kockázatos. Ezek elnapolása/elhónapolása két okból nem vezet eredményre: egyrészt lehetséges, hogy olyan fontos üzleti találkozókról beszélünk, amelyek esetében kulcskérdés a dátum, a megfelelő időzítés. Most vagy április-májusban kellene őket megszervezni. A másik, hogy ennyi kimaradt rendezvény pótlását később, mondjuk idén ősszel fizikailag lehetetlenség lesz teljesíteni, hiszen nincs rá hely, kapacitás. Ezért, ha a cégek kivárnak, és próbálják későbbre tolni eseményeiket, az a döntés is zsákutca lehet. Felmerült ugye az online rendezvények lehetősége.
Milyen is egy online rendezvény?
A módszer vészmegoldásként működhet, persze nyilván nem helyettesíthet egy élő eseményt: hogy egy rendezvényt nézzen online több száz ember, nem lehet egyenlő azzal, mintha élőben részt vennének rajta. De fontos vészmegoldás, és szakértők szerint a márkáknak, cégeknek támaszkodniuk kell a rendezvények gyártóinak tudására és szakértelmére a témában, hogy a virtuális élmény amennyire lehet, maximális legyen.
Megfelelő technológiai háttérrel lehetséges ezekben a nehéz időkben is gondtalanul lefolytatni kulcsfontosságú üzleti rendezvényeket, és élőben, kiváló minőségben közvetíteni azokat. Akár több száz fős online konferenciák lebonyolításához is képesek lehetünk biztosítani a technikát, műszaki és szakmai hátteret. Előadások, továbbképzések, meetingek online professzionális közvetítése sem lehet gond.
Vajon az eseményipar ugyanaz lesz a vírus után is?
Lehetséges, hogy nem – de újra lehet épülni, és ismét növekedni. A jelen helyzetet pedig a tanulásra, fejlődésre lehet fordítani, mert az emberek előbb-utóbb visszaszoknak a rendezvényekre, hiszen civileknek és cégeknek is szükségük van rájuk.
Aztán el lehet gondolkozni a későbbi eseményeken kiemeltebb higiéniai állomások felállításán, hogy hasonló/drasztikus helyzeteket, leállásokat kivédjük.
Oké. És mit tegyünk most?
Rendezvényszervezőként összpontosítani kell azokra a munkákra, amelyeket el kell végezni a megrendelők eseményeinek esetleges átütemezése érdekében. Fontos a partnerek megnyugtatása, aggodalmaik csillapítása az elmaradt eseményekkel kapcsolatban, valamint alternatív lehetőségek ajánlása, mint az online rendezvények. A cégeknek látniuk kell azt is, mint fentebb írtuk: elképzelhető, hogy nem optimális elhalasztani eseményüket, ezért is lehet kihasználandó mentőöv az online rendezvény, mint lehetőség. www.horizontiroda.hu
Kreativitás, kreativitás, kreativitás
Ebben a pangó időszakban a rendezvényes szakemberek rákényszerülnek arra, hogy leleményességükről tanúbizonyságot tegyenek. Nincs jobb alkalom, mint kifejleszteni új ötleteket, itt az idő, hogy egyedi szolgáltatásokat alkossanak meg, hogy amikor visszaáll a rend, hamar újraépülhessenek, és fejlődhessenek, jobb, egyedibb rendezvényszervizt nyújtva megrendelőiknek.