Miért éri meg a drágább rendezvényszervezőt megbízni? Mennyiben ad többet az áráért?

Előző cikkünkben áttekintettük, miért ne vágj bele saját magad a rendezvényszervezésbe, és miért bérelj fel egy profit. De ez mind semmi, hiszen szervező és szervező között hatalmas különbség van. Talán te is tapasztaltad már, hogy árak tekintetében is nagy lehet az eltérés. No, de miért kell, mi indokolja, hogy magasabb árat fizessünk egy profi rendezvényszervezőért, ha van szintén szakmabeli, aki sokkal olcsóbban is vállalná a munkát? Mai cikkünkben ezt tárgyaljuk meg. 

Tehát miért is érdemes profi rendezvényszervezőt megbízni?

Röviden három fő oka van még egyszer:

1. ok:  Idő

2. ok: Tudás és tapasztalat

3. ok: Költségmegtakarítás

Feszegessük most az utolsót, hiszen ez cikkünk témája, hogy miért érdemes tehát akár a drágább, de tapasztaltabb rendezvényszervező céget megbíznunk? Hogyan eredményezhet számunkra fura módon költségcsökkentést egy drágább rendezvényszervező felkérése?  

3. ok: Költségmegtakarítás

Egy teljes körű szolgáltatást nyújtó tervező hatékonyan kezeli a költségvetést. Segít annak elkészítésében, és szentírásként tarja azt az egész tervezési folyamat során, biztosítva, hogy minden a kereten belül maradjon. Ha valaki saját magának próbál rendezvényt szervezni, könnyű kicsúszni a büdzséből, hiszen szaktudás és tapasztalat híján nem ismeri a költséghatékony, de mégis modern és látványos megoldásokat. 

Ezeken felül egy tapasztalt rendezvényszervező, aki már régen a szakmában van, rengeteg kapcsolatot épített ki beszállítókkal és gyártókkal, amely nagy kedvezményeket is jelent számára. Képes rá, és reális esélye is van eredményes ártárgyalásokat folytatni szintén a költséghatékonyság érdekében, valamint olyan extrákhoz juthat, ami egy, a piacon még új eseményszervező cég vagy magánszemély számára elérhetetlen. 

Valamint a profi rendezvénytervezők segítenek megakadályozni, hogy költséges hibákat kövessen el a megbízó. Menetrend szerint pontosan tudják, mikor kell elvégezni az egyes feladatokat, mik a határidők, a rendelések fontos állomásai. Ez segít elkerülni a last minute kapkodást és felárakat, esetleges késedelmi kamatokat, stb. 

Milyen előnyöket biztosíthat még egy professzionális eseményszervező cég? 

Dedikált kapcsolattartó: aki kifejezetten a rábízott esemény szervezésével, bonyolításával foglalkozik. Bármikor hívható és elérhető, minden kérdéssel zaklatható, folyamatosan rendelkezésre álló, segítőkész, problémamegoldó szakember. 

Jól megfizetett szakértők, alvállalkozók: akik nem fáradtan érkeznek egy másik rendezvényről, és kialvatlanul, mert minden rendezvényt be kell vállalniuk a megélhetésért. Ugye te is szívesebben bíznád a számodra fontos rendezvény munkálatait olyan alvállalkozókra, akik maximálisan tudnak fókuszálni a projektre a siker érdekében? 

Az eszközök tiszták és szépek: ez mindenre vonatkozik, minőségi kellékekkel, dekorációval, felszerelésekkel dolgoznak, nem az „ütkoppecs” olcsó megoldásokat választják számodra.

Nagy gyakorlatuk van céges rendezvényekben: tudják, hogyan kell minden apró részletre odafigyelni, legyen szó akár csak egy kábel kibukkanásáról a szőnyeg alól – náluk ilyen sem fordulhat elő. 

Az ételek és italok soha nem fogynak el a megbeszélt időpont/mennyiség előtt: és nem azért, mert dupla büdzséből gazdálkodva nyugodt szívvel rendelnek extra adagokat, nem törődve a felesleggel, hanem mert rutinból tudják és beszállító partnereikkel előre lebeszélik egy kedvező árkonstrukció keretében a megnyugtató ráhagyásokat.

Soha nincs csúszás, időben érkezik mindenki, nincs idegeskedés: csakis megbízható, kiszámítható partnerekkel dolgoznak, semmilyen amatőrizmust nem tűrnek és viselnek el, ezért garantáltan pöpec lesz minden.

Szinte mindig számolnak egy építési/próba nappal (rendezvénytől függően), hogy lepróbáljanak minden mozzanatot, akár egy színházban. Ez talán némi extra költséggel jár, de rendkívül megnyugtató az ügyfél számára is előre látni az időzítést, másrészt így elkerülhető mindenféle botladozás, kínos helyzet élesben.

A tapasztalatot mindig meg kell fizetni: ugye ez nem kérdés, vagy igen? Talán erős a hasonlat, de kire bíznál komoly műtétet, egy kezdő, frissen végzett kollégára vagy egy sokat látott, gyakorlott orvosra? 

Váratlan helyzetekre is fel vannak készülve: ha probléma van, azonnal meg tudják oldani vagy megoldást találnak rá, hiszen a kapcsolati hálójuk kiterjedt, így egy kezdő ügynökséghez képest egyetlen telefonhívással szinte bármi elintézhető.

Nemcsak cég logók vannak a referencialistájukban: hanem valódi munkák, videókkal, fotókkal illusztrált portfólión keresztül bizonyosodhatsz meg gyakorlatukról, valamint folyamatosan frissülnek ezek a referenciák, és nem a „villany feltalálása előtti időkben” szervezett eseményeikkel villognak még ma is.

Mindenre kiterjedő tételes ajánlatot adnak: egyértelműen látszik, hogy mire mennyi pénz megy el, mennyit kérnek a beszállítók, mennyi kell a produkcióra, stb. 

Ha felelősséggel, a büdzséd tiszteletben tartása mellett szeretnél a lehető legprofibb lebonyolítást rendezvényednek, mindenképpen a minőséget ajánljuk választani