Miért bízd rendezvényszervező cégre a rendezvényszervezést?

Igen, van, aki megkérdezi, miért van szükség profi eseményszervező munkájára, hiszen egy eseményt simán meg tudunk magunknak tervezni. Egyet is értünk ezzel, abban az esetben, ha egy kis családi összejövetelről beszélünk például. Mindaddig beláthatók egy rendezvény szervezésének folyamatai, amíg a meghívottak listája nem túl hosszú.
A nagyobb léptékű rendezvények esetében azonban annyi munka és erőfeszítés szükséges, hogy érdemes professzionális segítséget kérni. 

Lássuk, milyen lényeges különbségek állnak fenn egy rendezvény személyes megtervezése és a profi szervezés között:

1. A költségek

Személyesen tervezett események esetén: – Az emberek azt gondolhatják, hogy ha saját magunk szervezik rendezvényüket, akkor az olcsóbb lesz, mivel már eleve megspórolják egy rendezvényszervező szolgálataiért várt összeget. Mégis hosszabb végösszegre készülhetnek majd a folyamatok végén, akár hiszik, akár nem. 

Professzionális  rendezvényszervezés esetén: – Egy tapasztalt rendezvényszervező hosszú távú üzleti kapcsolatot ápol például a rendezvényhelyszínekkel és a beszállítókkal, fellépőkkel, stb., mely kapcsolat számára kedvezményeket és különleges árat jelent. Ezek a tételek összeadva már bőven ellensúlyozzák és meg is haladják a rendezvényszervező cégen spórolt forintokat. A hivatásos rendezvényszervezőnek emellett számos lehetősége és tapasztalata van még arra vonatkozóan, hol spórolhatna megbízójának némi pénzt. 

2. A tudás és tapasztalat

Személyesen tervezett események esetén: – Valószínűleg magánszemélyként nem kis küzdelem és igyekezet kell hozzá, hogy valaki megtalálja az igényeinek megfelelő helyszínt/szállítót/gyártót/fellépőt, stb.

Professzionális eseményszervezés esetén: – Amellett, hogy nagyszerű ismeretekkel rendelkezik egy rendezvényes szakember az események tervezésének logisztikájáról, csodás beszállítói hálózatot épít fel az idők során, pontosan és azonnal tudva, hogy mikor és milyen rendezvényre kit kell értesíteni, felkérni a maximális siker érdekében. Nincsenek felesleges körök, félreértések, csak a biztos tuti megoldás van.  

3. A stressz szint

Személyesen tervezett események esetén: – Ha más nem, a stressz az biztosan jön, amikor saját tervezésű rendezvényről van szó. Csupa idegeskedés és izgulás azon, hogy milyen rossz történhet, ahelyett, hogy élvezni lehetne a különleges alkalmat.

Professzionális eseménytervezés esetén: – A professzionális rendezvényszervezők a legjobb stresszfalók. Tudományos kísérletek igazolták. Ők bevállalják, hogy az összes stresszt befalják a megbízó helyett, hogy neki csak az eseményt kelljen élveznie, és a profi rendezésért járó dicséreteket begyűjtenie.  

4. Az időtényező

Személyesen tervezett események esetén: – Ha egy személy rendezvényt tervez, nagyon nehéz elegendő időt szánni a profi szervezésre a normál élet, saját munka, család, egyéb teendők mellett. Az esemény lebonyolítására így csak a maradék, „szabad időben” van lehetőség.  

Professzionális rendezvényszervezés esetén: – A nagy események előkészítésekor a rendezvényszervező cég annak a bizonyos eseménynek él, amelyet szervez. Mindent alárendelve annak, ez a hivatása, számára az esemény az első!

5. Az esemény marketingje

Személyes tervezett események esetén: – Egy családi esemény esetében nyilván nem beszélünk marketing teendőkről, de egy nagyszabású eseménynél, például gálavacsoránál, kiállításnál hogyan is lehetne egy magánszemélytől elvárni, hogy megfelelő marketinggel promótálja a rendezvényt annak érdekében, hogy minél több résztvevőre szert tegyen?

Professzionális eseménytervezés esetén: – A profi eseménytervező rendelkezik minden eszközzel, tudással és kapcsolatokkal annak biztosítása érdekében, hogy az általa tervezett esemény sikeres legyen. Ismeri a legütősebb marketingfogásokat, valamint partneri körében elismert kreatív marketingkommunikációs tanácsadókkal tart kapcsolatot.

Ha azt gondoltad, egy rendezvényt bárki meg tud szervezni, reméljük, hogy a fenti néhány tétellel meggyőztünk arról, hogy ez nem így van. Nem lehetetlen ugyan, de semmiképpen sem ésszerű elhatározás saját erőből és tudással belevágni, hiszen az eseménytervező időt, stresszt és pénzt takarít meg számodra. Ha szeretnéd profira bízni nagy létszámú rendezvényed szervezését, ajánljuk magunkat: https://horizontiroda.hu/rendezvenyszervezes/