Enélkül soha nem szabad elkezdeni egy rendezvény szervezését.
Legyen minél alaposabb, minden részletre kiterjedő.
Tartalmazzon minden információt a cégről, a rendezvény miértjéről, az elvárásokról, a határidőkről.
Ez pedig nem más, mint a rendezvény megrendelői brief, amit minden esetben a megrendelő készít el a rendezvényszervező részére. Ez alapján indulhat a munka, enélkül egy rendezvényszervező olyan, mintha vak lenne, csak sötétben tapogatózhat.
A brief egy részletes, írásos anyag, mely egyértelműen tartalmazza az esemény tervezéséhez szükséges valamennyi információt. A rendezvényszervező brief lehet eseti megbízás, kampány megbízás és versenyprezentációs megbízás.
Tudtad, hogy sok megrendelő nem tud jó briefet készíteni? Talán azt hiszi, hogy megírta, és átadta azt a rendezvényszervezőnek, ami alapján kezdődhet a tervezés, de nem. Tudod, honnan lehet látni, hogy egy brief rossz? Hogy számos megválaszolatlan kérdés érkezik rá válaszként a rendezvényszervezőtől. Ilyenkor a briefet meg kell ismételni, és kiegészíteni, mert a jó és hatékony munkához semmilyen kérdés, fehér folt nem maradhat a rendezvényszervezőben.
Nézzük, mit kell mindenképpen tartalmaznia egy megfelelő rendezvényszervezői briefnek:
• megrendelő neve
• kapcsolattartó neve, elérhetőségei (telefon, mobil, fax, e-mail)
• rendezvény neve, időtartama, helye
• extra kívánságok a rendezvény helyszínére vonatkozóan (közlekedés, terem adottság, berendezés, dekoráció szükségessége)
• a rendezvény típusának megnevezése (konferencia, gála, kongresszus, estély, kiállítás, fesztivál, sajtókonferencia, tréning, stb.)
• rendezvényszervezés fontos adatai (hány főre, teremberendezés milyensége, étel-ital, ajándék, technika, egyéb igény)
• a rendezvény célcsoportja, a résztvevőkről információk (VIP, cégen belüli dolgozók, outsourcing dolgozók, partnerek, felsővezetés, lesznek-e külföldi vendégek, VIP vendégek)
• fontos lehet a résztvevők korösszetétele, és a nemek aránya
• a rendezvény feladata (online kampány, image kampány, promóció)
• a rendezvény marketing célja: forgalom vagy látogatottságnövelés
• az ellátás típusa
• igényelt audiovizuális szolgáltatások
• grafika, és reklámigény
• internet és telefonszolgáltatások
• hostess igény
A rendezvényszervező részéről a briefre adott válasz a rebrief. Ha tehát az tele van kérdésekkel, akkor van még mit finomítanod a brief-írási technikádon. A fentiek mellett továbbá minden részlet hasznos lehet a kreatív folyamatok elindításakor. Háttérinformációk a megbízó cégről, nemzetközi kapcsolatok, fontos pontok a cég életében, ezek mind olyan elemek, amelyek segíthetik a rendezvényszervező agytekervényeinek beindulását, és a legjobb koncepció kidolgozását.
És hát nem utolsósorban: a büdzsé!
Nagyon fontos a rendelkezésre álló költségkeret meghatározása legalább közelítésszerűen, hogy a rendezvényszervező csak addig nyújtózkodjon, ameddig a takaró ér. Viszont, ha bővebb összegből gazdálkodhat, bátrabban elengedheti a fantáziáját, ezért fontos a keret lefixálása már a munkafolyamatok elején.
Mivel elsősorban a kidolgozatlan briefek az okai a döcögős szervezésnek, ezért annak kitöltését és a rá adott választ is illik mindkét fél részéről a lehető legkomolyabban venni.
Amennyiben a rendezvényszervező cég a jó briefet elfogadja, kezdődhetnek az első lépések, az ötletelések, ajánlatírások, a pontos és részletes költségtervezés, az ajánlat átküldése, amelyet finomhangolások, és az összetett szervezés követ.
Mindezek végén pedig remélhetőleg ott áll az a rendezvény teljes pompájában, amely minden elemében egyezik a brief valamennyi pontjával, mint egyetlen tökéletes megoldása egy egyenletnek.
Élményekkel teli rendezvényt szeretnél? Fordulj a Horizont Rendezvényszervező Irodához, és írj nekünk egy jó briefet.