Míg például a nagy sportesemények hivatalos nyitó ünnepséggel veszik kezdetüket, addig a vállalatoknak megnyitó ceremóniát érdemes szervezniük, hogy népszerűsítsék termékük, szolgáltatásuk piacra lépését. Egy ütős nyitó esemény segíthet megalapozni a gyümölcsöző üzletet, hiszen remek PR értékkel bír.
Egy nagyszabású megnyitó nem csupán esemény, hanem konkrét vállalati célok lehetnek mögötte. Ez a vállalkozás első nagy marketing erőfeszítése, ezért nagyon fontos minden részlet. Bár rendkívüli felkészültséget igényel, szervezett csapatmunkát, hiszen nagy sajtónyilvánosságot érdeklő eseményről beszélünk, így mindennek tökéletesnek kell lennie – mégsem lehetetlen néhány hét alatt leszervezni. Tapasztaltabb rendezvényszervezőknek mindössze két hét elegendő hozzá, így még most is bátran bele lehet vágni év végi megnyitó események lebonyolításához.
Miért van szükség nyitó típusú rendezvényekre egyáltalán, és milyen fajtái a legelterjedtebbek vállalati szinten?
Fentebb már említettük a PR értéket, tehát alapvetően PR eseményről van szó, ahol a cégvezetők, fontos üzleti partnerek jelenlétére számítanak. Amennyiben az alapított gyár állami támogatásban részesült, úgy a kapcsolódó minisztérium képviselője is meghívást kap, valamint a sajtó. Így adhat hírt magáról a friss vállalat elsőként. Igazából már ez lehet az első komoly megmozdulása az adott vállalatnak ebből a szempontból. Emellett kommunikálja a fő ügyfelek és vásárlók felé, hogy fejlődő vállalkozásról van szó, stabil háttérrel, a munkahelyteremtés hangsúlyozása sem elhanyagolható, valamint a partnerkapcsolatok is megerősíthetők így. Létrejöhet az első, ám a rendezvény minősége alapján kellően mély kapcsolódás az ügyfelekkel, akik betekintést kapnak a kulisszák mögé, bepillanthatnak a termelési folyamatokba vagy akár csak ott lehetnek egy újonnan épülő gyár alapkőletételén, amely szintén jelentős alkalom.
Milyen főbb típusai vannak a megnyitó jellegű vállalati eseményeknek?
• Alapkőletételi ünnepség
• Gyáravató rendezvény
Alapkőletételi ünnepség
Az alapkőletétel egy épület elkészítésére tett első lépés, tehát az ünnepségkor az épületnek még csak a helye van meg. Speciális esemény, mert szabad téren, akár feltúrt telken kell megrendezni és ünnepélyessé varázsolni a ceremóniát. Fontos tehát, hogy a vendégek a helyszínt a lehetőséghez képest ne térdig érő sárban, hanem kulturált körülmények között közelíthessék meg. Az alapkőletételi eseménynek főként szimbolikus jelentése van. Időkapszulát is el szokás helyezni, mely tulajdonképpen kommunikáció a jövővel. A kapszulát elássák vagy be is betonozzák, hogy majd a távoli jövőben kinyissák. A faültetés is elterjedt szokás; a fa, mint az új élet forrása a növekvő, fejlődő, gyümölcsöző vállalkozás szimbóluma.
Gyáravató rendezvény
Itt már általában 90%-os készültségi állapotban van a gyárépület az avató rendezvény szervezésekor. A faültetés itt is bevált rítus.
Az alapkőletételre, megnyitóra, avatásra írott meghívót küldenek. A szervezési folyamatok során ügyelni kell rá, hogy a ceremónia a különböző helyen álló vendégek számára egyaránt jól látható legyen. Az ilyen típusú rendezvényeknek általában van házigazdája, műsorvezetője, aki irányítja az eseményeket. A beszédek és köszöntők élvezhetősége érdekében biztosítani kell a megfelelő hangosítást. Közös szimbolikus elem az épület előtt kifeszített szalag átvágása, a vágást a felkért díszvendég ejti meg, itt fontos momentum (talán babona), hogy az elvágott szalag ne essen a földre. A megnyitó minden esetben pezsgős koccintásban teljesedik ki.
Ezek az események általában rövidek, másfél órásak, ezért pörgősen, de élvezetesen kell kitalálni a menetrendet. Hoszteszekről gondoskodni kell, valamint biztosítani a megfelelő protokolláris szabályok betartását.
Milyen alapvető szükséges elemei vannak a fenti rendezvényeknek:
• színpad
• kivetítő
• sajtószínpad a sajtónak
• nemzeti színű szalag
• ollók + párna
• hoszteszek
• bútorzat
• vendéglátás
A szervezésre optimálisan néhány hétnyi időt kell szánni, de idő szűkében rekord, két hét alatt is sikerrel lebonyolítható minden elemében.
Gyáravató, alapkőletételi rendezvényszervezés itt.
A gyáravató ceremónia után érdekes lehet gyárlátogatást szervezni a meghívottaknak, betekintést engedve számukra a gyártói folyamatokba. A sajtót is érdemes invitálni, hiszen sok pozitív cikk készülhet a gyár innovatív működéséről. Az eseményre emellett hasznos lehet logóval ellátott szóróajándékokkal is készülni, melyet a rendezvényszervező cég szintén intéz megrendelés esetén.